ESTOQUE

Definido como quantificação de itens ou recursos tangíveis, em movimento ou não (pode estar em trânsito), que encontram-se em poder da organização num determinado tempo.

Os estoques são uma forma de proteção contra a imprevisibilidade dos processos com os quais o hotel lida ou está envolvido. 

Hoje em dia é melhor trabalhar com o estoque mínimo para não ficar com uma quantia muito alta de dinheiro parada, ou seja, comprar muito um tipo de produto e este produto não ter boa saída, então o capital gasto com esse produto se perde.

O Hotel precisa ter a certeza de que não faltará nada para que o serviço de hospedagem seja prestado de forma a satisfazer o cliente. Para isto o estoque precisa estar bem organizado, bem preparado.

Os estoques são compostos de:

Matéria-Prima – Ex.: farinha de trigo para fazer o pão; enxoval do hotel;

Material Auxiliar – Ex.: provolone para acabamento de um pão;

Material de Manutenção – Ex.: fios, disjuntores, tomadas, privadas;

Material de Escritório ou Intermediário – Ex.: folha, caneta, clips;

Material ou Produtos Acabados – Ex.: cestinha de massa pronta para servir na cozinha.

Justificativas Internas e Externas Que Podem Influenciar o Controle de Estoque

Internas

Ex.1: Quando o fornecedor não cumpre o prazo ou as condições para algum produto, com isso o estoque precisa estar preparado para suprir esse tempo de espera.

Ex. 2: Fragilidade dos processos gerenciais, especialmente planejamento. Planejamento errado de algum setor.

Externas

Variação da demanda – Produto mais procurado que outro; condições climáticas (quando chove muito, começa a faltar legumes, folhas, frutas);

Sócio-Econômicas – Eventos externos à organização que podem demandar estoques de proteção. Ex.: Alta do dólar.

Funções Associadas ao Controle de Estoque:

Determinar o “quê” deve permanecer no estoque;

Nº de itens, quantificar os itens; Ex.: 20 Kg de arroz; 10 kg feijão

Determinar “quando” se deve reabastecer os estoques – qual a peridiocidade;

Determinar “quanto” de estoque será necessário para um período determinado;

Acionar Departamento de Compras para executar a aquisição de compras para determinado produto;

Controlar estoques, indicar para outras áreas a quantidade e o valor dos produtos;

Fazer inventários periódicos para avaliação das quantidades e estado dos materiais estocados – acompanhamento;

Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados (produtos vencidos);

Custos dos Estoques

Custo de Pedido – está diretamente relacionado com o volume dos pedidos que ocorrem no período. É o custo inserido no processo de compras – custo fixo e custo variável. O custo fixo não muda de um mês para o outro (despesa com folha de pagamento). O custo variável é o que vai gastar para realizar o custo fixo (e-mail, telefone, internet).

Custo de Falta no Estoque – este tipo de custo implica naquilo que o cliente está acostumado a ter naquele estabelecimento, como por exemplo: Quer um prato que está no cardápio e o garçom informa que não tem. Depois de um tempo ele volta e torna a fazer o mesmo pedido e novamente a resposta é negativa. Este tipo de falta  de produto no estoque gera um desconforto, cria uma falta de confiabilidade no cliente, dessa forma, abre uma porta para a concorrência.

Custo de Manutenção ou Custo de Armazenagem – este custo é diretamente ligado ao armazenamento. Este espaço físico varia de acordo com o tamanho da empresa. Também envolve custo com o pessoal que faz a armazenagem e a movimentação dentro do estoque. Envolve equipamentos e sistemas de informações específicas. Também envolve seguro deste setor, pois estão sujeitos a roubo, perdas, aumentando assim os custos de manutenção.

Previsão de Estoques

Trata-se de informações quantitativas e qualificativas para que não falte nada  no estoque.

Informações Quantitativas

Influência da propaganda – quando a propaganda é muito forte, pode influenciar a compra ou alterar a programação em relação a um item específico.

Evolução das vendas no período – quando um tipo de produto tem mais saída em um determinado período do ano, então é preciso comprar mais para não perder a venda.

Variação de modismo – quando um certo produto está sendo muito usado, está na moda, então tenho que ter para atender a demanda.

Situação Econômica – quando o dólar aumenta; se deixei de comprar um determinado produto e agora ele está mais caro porque o dólar aumentou.

Crescimento Populacional – mais pessoas para consumir, aumento da demanda.

Informações Qualitativas

Opinião dos Gerentes – Os gerentes solicitam ao setor de compras um determinado produto porque estão acostumados.

Opinião dos Vendedores – Quando o vendedor sugere outra marca.

Opinião de Compradores – Quando cliente solicita algum produto que só tem naquele local.

Pesquisa de Mercado – pesquisa informa o produto mais consumido ou as marcas que são mais consumidas.

Identificação da Necessidade de Compra

Deverá ser feita pelo setor responsável. O setor de compras deverá identificar se este produto tem em estoque ou não. Às vezes é feita uma solicitação de compras sem necessidade, pois há estoque daquele produto e o setor que solicitou não sabe. Então cabe ao setor de compras estar bem informado pelo setor de Almoxarifado/Estoque em relação às quantidades e produtos estocados. O estoque tem que estar em dia para não haver compras desnecessárias.

Gestão Financeira do Estoque

Deve proporcionar um nível de investimento adequado ao estoque, que seja capaz de sustentar o nível de atividade da empresa e que tenha o menor custo possível.

Estoque Mínimo – é o estoque que trabalha sem comprometer a operação da empresa.

Consumo de Aquisição – é o montante consumido desde quando é efetivada a compra (pedido junto ao fornecedor), até a chegada do produto.

Ponto de Pedido – coberto pelo estoque mínimo.

Estoque máximo – é o maior volume de estoque permitido ou possível dentro das necessidades da Pousada, dado pela frequência de pedido e pelo consumo médio.

Medidas de Desempenho – objetiva melhorar o gerenciamento empresarial, alguns indicadores relacionados a estoque, vendas, finanças que foram desenvolvidos. A seguir são apresentados alguns deles.

Giro de Estoques – mede a quantidade de vezes que o estoque se renovou, calcular quantas vezes seu estoque está gerando – tempo que abasteceu, vender e abasteceu de novo:

CMV / Estoque Médio                        Estoque Médio = E. Inicial + E. Final/2

Prazo Médio Permanência Estoque – PMPE - É o prazo médio de permanência

da matéria prima ou das mercadorias nos estoques da empresa:

PMPE = 30 / Quantidade de Giro do Estoque

Cálculo do Retorno sobre o Capital

RC = Lucro /Capital em Estoque (L/C)

Concluímos que Almoxarifado e Estoque precisam estar bem integrados dentro de qualquer empresa.

É preciso ficar atento ao Giro de Estoque. Se o estoque está girando rápido, a operação está funcionando muito bem. Se o estoque está girando pouco, o dinheiro fica parado e isso pode ser sinal de algo errado na Gestão da Empresa, podendo gerar prejuízos.

Por ser um Setor em que há muito dinheiro empregado é preciso vigilância contínua para que tudo ande correto. Dentro de um Hotel, todo esse procedimento é de suma importância, pois desta forma, o Hotel poderá focar no serviço que presta, mantendo a qualidade no atendimento, sabendo que seu Almoxarifado/Estoque está funcionando perfeitamente e preparado para o bom andamento de todos os setores do Hotel.