COMPRAS

O processo de compras deve ser o mais criterioso possível, pois movimenta grande parte do dinheiro da empresa.

Comprar é como uma torneira aberta, você tem que dosar. Se o processo for incontrolável, poderá dar margem às fraudes.

O Departamento de Compras negocia preços, prazos e quantidades a serem compradas.

Todo esse processo de compras tem que ser bem amarrado, tem que ser justificado, evitando possibilidades de fraudes.

TIPOS DE COMPRAS

Compras Diretas – São produtos perecíveis que não passam pelo almoxarifado e vão direto para a produção.

Compras de Estoque – Recebidas e vão para o almoxarifado para estoque. Geralmente são produtos não perecíveis ou semiperecíveis.

O SETOR DE COMPRAS TRABALHA COM OBJETIVOS

1º - OBTER PRODUTOS CORRETOS – O produto tem que ser especificado corretamente para a compra ser perfeita. Assim, evita compra de produtos errados.

Ex.: Compra de camarão – cada tipo de camarão tem um preço e uma finalidade.

2º - OBTER PRODUTOS DE QUALIDADE – Comprar produtos com menor custo possível e com o melhor prazo de pagamento.

3º - OBTER PREÇOS CORRETOS – Não é possível pagar um preço acima do mercado sem nenhuma explicação ou por algum motivo de força maior. Se o cliente mostrar uma proposta recebida com um certo valor para o fornecedor que está acostumado a comprar, este poderá baixar o seu preço para manter o cliente.

4º OBTER PRODUTOS NO TEMPO CERTO – Os departamentos devem informar ao setor de compras que fará histórico de consumo sobre determinado produto. É a compra acompanhada. Existe uma programação para este tipo de compra. Alguns produtos devem ser comprados em épocas certas (sazonais), em quantidades certas.

5º OBTER PRODUTO COM FORNECEDOR – Saber quem são os melhores produtores e quem oferece a melhor relação preço x qualidade é uma das grandes vantagens de um comprador atualizado. Há uma comunicação, uma troca de informações, entre os compradores de hotel, sobre os melhores fornecedores de cada produto.

CADASTRO DE FORNECEDOR

O comprador deverá manter um cadastro de fornecedor para facilitar e agilizar os objetivos da compra.

FICHA DE CADASTRO DE FORNECEDOR

Esta ficha deverá conter informações importantes para comunicação com o fornecedor. Deverá conter: Razão Social; CNPJ; Inscrição Estadual; Inscrição Municipal; Endereço Completo; Nomes dos Contatos; Telefones e E-Mail.

O ideal é ter em mente que o setor de compras tem que ter acesso às informações, pois quando o comprador estiver ausente, outra pessoa poderá acessar o fornecedor usando este cadastro.

TIPO DE PAGAMENTO

O pagamento poderá ser feito em carteira ou faturado 5, 10, 15, 30 dias.

Carteira – O fornecedor recebe em dinheiro.

Faturado – Fornecedor oferece de 5 a 30 dias para receber.

Ex.: A AMBEV só oferece 7 dias para faturamento. Se não pagar no prazo, o sistema da empresa bloqueia a distribuição. Esse controle é feito para não perder dinheiro.

PRODUTOS QUE FORNECE

Deverão constar na ficha do fornecedor quais os produtos fornecidos e suas especificações. Dessa forma, qualquer pessoa que precisar, saberá que aquele fornecedor é específico de um determinado produto.

Ex.: Fornecedor de carne de cordeiro.

VISITA TÉCNICA

Fazer uma visita ao fornecedor, conhecer como ele funciona de perto. Fazer relatórios descrevendo essas visitas. Para produtos perecíveis é fundamental fazer essa visita. É preciso estar atento, com os 5 sentidos ligados, perceber cheiros, ver a limpeza do local, olhar tudo. Após esta visita, fazer um relatório relatando pontos positivos e negativos para futuras análises.

FICHA DE COTAÇÃO DE PRODUTOS

É um dos instrumentos mais importantes do Setor de Compras.  O setor recebe o pedido e faz a análise. Vai a mercado pesquisar! Então o comprador lista os fornecedores daquele produto e faz anotações das condições para esse processo. Algumas fichas mostram porque você escolheu aquele fornecedor.

EXEMPLO DE FICHA DE COTAÇÃO

Fonte: =http://www.minhasplanilhas.com.br/wp-content/uploads/2011/03/cotacao-de-preco.jpg&w=500&h=380&ei=ej5kUKf8EbO_0QGU54GwDw&zoom=1&iact=hc&vpx=599&vpy=142&dur=3701&hovh=196&hovw=258&tx=81&ty=89&sig=104612195354798512464&page=1&tbnh=120&tbnw=158&start=0&ndsp=15&ved=1t:429,r:3,s:0,i:80

Depois de montada a Ficha de Cotação é feita uma análise para ver qual o fornecedor que tem as melhores condições para a compra.

ORDEM DE COMPRAS

É a formalização de um pedido de compras junto ao fornecedor. Essa ordem oficializa essa negociação. Esse documento também dá suporte para o recebimento da mercadoria e para pagamento da fatura. Ou seja, ele serve para conferência tanto na hora da entrega como na hora de pagar a fatura. Se o setor de recebimento identificar uma discrepância, faz uma nota de devolução. A ordem de compras deve ter nº e data, pois é um documento controlado e também tem quer ter os dados do comprador e do fornecedor. Deve conter a lista dos itens a serem comprados.

Deverá constar na Ordem de Compras se o frete será pago pelo fornecedor (CIF – Cost, Insurance and Freight) ou se o frete será pago pelo comprador (FOB – Free on Board).

É recomendável duas assinaturas aprovando a ordem de compra: uma do financeiro e uma do comprador.

LISTA DE MERCADO

São Itens usados com frequência. O fornecedor pode garantir preços de tais produtos por um determinado período. Produtos de hortifruti é um bom exemplo disso. Essa lista diária sai do Chefe de Cozinha e vai direto para o Departamento de Compras que executa diretamente com o fornecedor.

CONDIÇÕES PARA UMA BOA COMPRA               

- Negociar com os fornecedores preços e prazos;

- Possibilidade de redução de preços pelo volume negociado;

- Possibilidade de pagamento à vista;

- Possibilidade de compras cooperadas com outras pousadas com quem se mantenha um 

  bom relacionamento;

- Comprar embalagens maiores, pois os preços tendem a ser menores;

- Obter vantagens em promoções;

- Evitar distribuidores, comprando diretamente de produtores que estejam com situação 

   regularizada perante o fisco;

Todo o processo de compras tem que ser muito estudado e muito bem articulado, desta maneira, pode-se evitar compras desnecessárias, produtos parados no estoque e possíveis fraudes.

Para os grandes hotéis, um bom processo de compras gera uma grande economia, pois as compras geralmente são de grande volume e os valores em dinheiro também são muito altos. Se todo o processo de compras for bem fechado, com certeza o resultado será positivo.

(OFF TOPIC) II - FEIRA DE OPORTUNIDADES DE TURISMO E HOTELARIA.

Em complemento ao texto anterior, informamos que a FEIRA DE OPORTUNIDADES DE TURISMO E HOTELARIA do SENAC-RIO será um evento gratuito. 

E como já informado, acontecerá das 9h às 19h do dia 26/09/2012.

As inscrições serão feitas no local (capacidade para atendimento de 600 pessoas ao longo do dia). Mais informações pelo telefone 4002-2002.

Programação

 
9h às 19h - Bate-papo com profissionais - Participação de equipes de Recursos Humanos dos hotéis e agências de viagens
9h30 - Palestra sobre oportunidade nos mercados hoteleiro e turístico com Philipe Campello, gerente de marketing da Riotur
11h - Palestra – A importância do idioma no Turismo e na Hotelaria – José Lira – docente do Senac RJ
11h45 – Dicas para entrevista de emprego – Click Oportunidades 13h – Palestra – Diversidade Cultural – Maristela Turl Medeiros – docente do Senac RJ
14h às 17h – Apresentação sobre oportunidade de carreiras nas empresas participantes
17h30 - Dicas para entrevista de emprego com o Click Oportunidades
18h – Palestra – Crescimento da Hotelaria no Rio de Janeiro – Julio Correa – ABIH-RJ

Empresas que participarão do evento:
 

Augusto's, Caesar Park, Copa Sul, Copacabana Palace, Golden Tulip, Marina, JW Marriott, Novo Mundo, Othon, Porto Bay, Sheraton, Sofitel, Windsor, ABIH, Master Operadora, CVC , Grupo High Light.

Aproveitem!!!

(OFF TOPIC) FEIRA DE OPORTUNIDADES DE TURISMO E HOTELARIA

O Senac Rio realizará no dia 26 de Setembro de  2012 a primeira edição da FEIRA DE OPORTUNIDADES DE TURISMO E HOTELARIA.

O objetivo da Feira é estreitar o relacionamento com o mercado e colocar alunos em contato com os empregadores da área.

A Feira será aberta ao público e terá estandes com Hotéis e empresas de Turismo recolhendo currículos, fazendo entrevistas, apresentando as oportunidades de trabalho.
 
O Evento acontecerá na UNIDADE COPACABANA, Rua Pompeu Loureiro, 45 - das 9h às 19hs e contará com palestras de profissionais do mercado e pequenas palestras dos expositores que irão apresentar suas empresas e as oportunidades.

Com certeza será uma grande ocasião para quem está à procura de novas oportunidades de emprego, de conhecimento e de relacionamento. Fica aí a dica! Aproveitem!!

PROCESSOS DE COMPRAS

O processo de compras fala de todas as etapas que envolvem uma compra.

Focando em Hotelaria, este processo começa com uma solicitação de compras de qualquer departamento do Hotel para aquisição de um determinado material.

A compra deste material envolve três processos importantes que são pertinentes à Hotelaria.

O primeiro processo chama-se:

CONTRATO CORPORATIVO – Este processo envolve uma complexidade maior. É um Contrato de Prestação de Serviços feito sob medida, com tarifas e condições negociadas.

Exemplo: Operadoras de Celular que oferecem algumas vantagens para utilização da linha.

O segundo processo chama-se:

COMPRA COM COTAÇÃO – Este processo é mais trabalhoso, pois envolve busca por preço do produto que o Mercado está praticando. É preciso escolher as empresas para solicitar a cotação. Informar a estas empresas as especificações técnicas do produto objeto da cotação.

O ideal é que sejam cotadas 2 ou 3 empresas para comparar e escolher a que melhor atende. Para a escolha da empresa deverá ser observado o melhor prazo, o melhor preço e as melhores condições.

O terceiro processo chama-se:

COMPRA SIMPLIFICADA – O processo de compra simplificada permite a compra de pequenos volumes e produtos de baixo custo, por telefone e sem necessidade de cotação. Este processo atende às emergências do momento. Às vezes este processo pode ser dispendioso, pois devido à urgência em obter aquele produto, não há tempo hábil para procurar o melhor preço e a empresa acaba comprando mais caro. Este processo deve ser evitado para reduzir custos.

Os critérios para definição de compras são:

- FREQUÊNCIA DE COMPRAS: Se existe muita compra de um determinado produto, o ideal é que a compra seja facilitada. É preciso que o fornecedor atenda bem, que entregue no prazo certo para que não haja atraso na operação.

- ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS: Cada produto tem sua especificação técnica; seu padrão; sua marca. Um exemplo bom para a hotelaria seria a toalha, pois um hóspede assíduo está acostumado com um tipo, com uma marca. Ele conhece o material que já usou anteriormente. Se há uma troca deste produto, o hóspede com certeza irá reclamar se a troca foi feita para um produto inferior ou comentar que houve uma troca para melhor.

Muitas vezes essas especificações podem atrapalhar o processo de compra. Certos produtos são específicos de alguns lugares distantes e isso prejudica o andamento do processo.

- COMPLEXIDADE DO VOLUME FINANCEIRO DE AQUISIÇÃO: Quando o volume financeiro da aquisição é muito alto, sempre há a possibilidade do poder de barganha. Se o volume é grande você tem condições de ditar as regras, de pedir descontos.

DESENHANDO O PROCESSO DE COMPRAS

RECONHECIMENTO DA NECESSIDADE – Ativa o processo de compras. Se dá através de estímulos:

INTERPESSOAIS – Entre duas ou mais pessoas.

INTRAPESSOAIS – Você mesmo define.

IMPESSOAIS – Grande loja – pessoas em geral.

BUSCA – Consultar Histórico. Consultar mercado externo. Onde vai comprar. 80% das pessoas recorrem às recomendações. No Brasil ainda não é muito forte, mas no exterior já existe outra ferramenta que é a Realidade Aumentada (quando o produto vem até você). A oferta chega para você através de e-mail ou outra forma de propaganda.

AVALIAÇÃO ALTERNATIVA PRÉ-COMPRA – Você seleciona o prazo de entrega, o prazo para pagamento.

COMPRA – Ato efetivo , onde você  já escolheu e já comprou.

CONSUMO – É a entrega. Você passa o produto para o Departamento solicitante.

AVALIAÇÃO PÓS-CONSUMO – Saber se o produto atendeu às necessidades do Departamento.

DESCARTE OU DESPOJAMENTO – Se o produto não atendeu ao solicitante, tem que ser eliminado. O Departamento de Compras faz esse processo. Solicita a troca do produto ou a devolução do dinheiro.

Entedemos que na Hotelaria o profissional de Compras precisa ter muito conhecimento de todo o material utilizado pelo hotel. Este profissional necessita de uma boa grade de Fornecedores que lhe permita fazer a escolha perfeita. O bom Comprador tem condições de barganhar, de obter as melhores condições para um serviço a ser prestado ou uma boa compra. Desta forma, evita compras de emergência ou desperdício de mercadorias e assim pode gerar grande economia para o Hotel.