COMPRAS

O processo de compras deve ser o mais criterioso possível, pois movimenta grande parte do dinheiro da empresa.

Comprar é como uma torneira aberta, você tem que dosar. Se o processo for incontrolável, poderá dar margem às fraudes.

O Departamento de Compras negocia preços, prazos e quantidades a serem compradas.

Todo esse processo de compras tem que ser bem amarrado, tem que ser justificado, evitando possibilidades de fraudes.

TIPOS DE COMPRAS

Compras Diretas – São produtos perecíveis que não passam pelo almoxarifado e vão direto para a produção.

Compras de Estoque – Recebidas e vão para o almoxarifado para estoque. Geralmente são produtos não perecíveis ou semiperecíveis.

O SETOR DE COMPRAS TRABALHA COM OBJETIVOS

1º - OBTER PRODUTOS CORRETOS – O produto tem que ser especificado corretamente para a compra ser perfeita. Assim, evita compra de produtos errados.

Ex.: Compra de camarão – cada tipo de camarão tem um preço e uma finalidade.

2º - OBTER PRODUTOS DE QUALIDADE – Comprar produtos com menor custo possível e com o melhor prazo de pagamento.

3º - OBTER PREÇOS CORRETOS – Não é possível pagar um preço acima do mercado sem nenhuma explicação ou por algum motivo de força maior. Se o cliente mostrar uma proposta recebida com um certo valor para o fornecedor que está acostumado a comprar, este poderá baixar o seu preço para manter o cliente.

4º OBTER PRODUTOS NO TEMPO CERTO – Os departamentos devem informar ao setor de compras que fará histórico de consumo sobre determinado produto. É a compra acompanhada. Existe uma programação para este tipo de compra. Alguns produtos devem ser comprados em épocas certas (sazonais), em quantidades certas.

5º OBTER PRODUTO COM FORNECEDOR – Saber quem são os melhores produtores e quem oferece a melhor relação preço x qualidade é uma das grandes vantagens de um comprador atualizado. Há uma comunicação, uma troca de informações, entre os compradores de hotel, sobre os melhores fornecedores de cada produto.

CADASTRO DE FORNECEDOR

O comprador deverá manter um cadastro de fornecedor para facilitar e agilizar os objetivos da compra.

FICHA DE CADASTRO DE FORNECEDOR

Esta ficha deverá conter informações importantes para comunicação com o fornecedor. Deverá conter: Razão Social; CNPJ; Inscrição Estadual; Inscrição Municipal; Endereço Completo; Nomes dos Contatos; Telefones e E-Mail.

O ideal é ter em mente que o setor de compras tem que ter acesso às informações, pois quando o comprador estiver ausente, outra pessoa poderá acessar o fornecedor usando este cadastro.

TIPO DE PAGAMENTO

O pagamento poderá ser feito em carteira ou faturado 5, 10, 15, 30 dias.

Carteira – O fornecedor recebe em dinheiro.

Faturado – Fornecedor oferece de 5 a 30 dias para receber.

Ex.: A AMBEV só oferece 7 dias para faturamento. Se não pagar no prazo, o sistema da empresa bloqueia a distribuição. Esse controle é feito para não perder dinheiro.

PRODUTOS QUE FORNECE

Deverão constar na ficha do fornecedor quais os produtos fornecidos e suas especificações. Dessa forma, qualquer pessoa que precisar, saberá que aquele fornecedor é específico de um determinado produto.

Ex.: Fornecedor de carne de cordeiro.

VISITA TÉCNICA

Fazer uma visita ao fornecedor, conhecer como ele funciona de perto. Fazer relatórios descrevendo essas visitas. Para produtos perecíveis é fundamental fazer essa visita. É preciso estar atento, com os 5 sentidos ligados, perceber cheiros, ver a limpeza do local, olhar tudo. Após esta visita, fazer um relatório relatando pontos positivos e negativos para futuras análises.

FICHA DE COTAÇÃO DE PRODUTOS

É um dos instrumentos mais importantes do Setor de Compras.  O setor recebe o pedido e faz a análise. Vai a mercado pesquisar! Então o comprador lista os fornecedores daquele produto e faz anotações das condições para esse processo. Algumas fichas mostram porque você escolheu aquele fornecedor.

EXEMPLO DE FICHA DE COTAÇÃO

Fonte: =http://www.minhasplanilhas.com.br/wp-content/uploads/2011/03/cotacao-de-preco.jpg&w=500&h=380&ei=ej5kUKf8EbO_0QGU54GwDw&zoom=1&iact=hc&vpx=599&vpy=142&dur=3701&hovh=196&hovw=258&tx=81&ty=89&sig=104612195354798512464&page=1&tbnh=120&tbnw=158&start=0&ndsp=15&ved=1t:429,r:3,s:0,i:80

Depois de montada a Ficha de Cotação é feita uma análise para ver qual o fornecedor que tem as melhores condições para a compra.

ORDEM DE COMPRAS

É a formalização de um pedido de compras junto ao fornecedor. Essa ordem oficializa essa negociação. Esse documento também dá suporte para o recebimento da mercadoria e para pagamento da fatura. Ou seja, ele serve para conferência tanto na hora da entrega como na hora de pagar a fatura. Se o setor de recebimento identificar uma discrepância, faz uma nota de devolução. A ordem de compras deve ter nº e data, pois é um documento controlado e também tem quer ter os dados do comprador e do fornecedor. Deve conter a lista dos itens a serem comprados.

Deverá constar na Ordem de Compras se o frete será pago pelo fornecedor (CIF – Cost, Insurance and Freight) ou se o frete será pago pelo comprador (FOB – Free on Board).

É recomendável duas assinaturas aprovando a ordem de compra: uma do financeiro e uma do comprador.

LISTA DE MERCADO

São Itens usados com frequência. O fornecedor pode garantir preços de tais produtos por um determinado período. Produtos de hortifruti é um bom exemplo disso. Essa lista diária sai do Chefe de Cozinha e vai direto para o Departamento de Compras que executa diretamente com o fornecedor.

CONDIÇÕES PARA UMA BOA COMPRA               

- Negociar com os fornecedores preços e prazos;

- Possibilidade de redução de preços pelo volume negociado;

- Possibilidade de pagamento à vista;

- Possibilidade de compras cooperadas com outras pousadas com quem se mantenha um 

  bom relacionamento;

- Comprar embalagens maiores, pois os preços tendem a ser menores;

- Obter vantagens em promoções;

- Evitar distribuidores, comprando diretamente de produtores que estejam com situação 

   regularizada perante o fisco;

Todo o processo de compras tem que ser muito estudado e muito bem articulado, desta maneira, pode-se evitar compras desnecessárias, produtos parados no estoque e possíveis fraudes.

Para os grandes hotéis, um bom processo de compras gera uma grande economia, pois as compras geralmente são de grande volume e os valores em dinheiro também são muito altos. Se todo o processo de compras for bem fechado, com certeza o resultado será positivo.