PROCESSOS DE COMPRAS

O processo de compras fala de todas as etapas que envolvem uma compra.

Focando em Hotelaria, este processo começa com uma solicitação de compras de qualquer departamento do Hotel para aquisição de um determinado material.

A compra deste material envolve três processos importantes que são pertinentes à Hotelaria.

O primeiro processo chama-se:

CONTRATO CORPORATIVO – Este processo envolve uma complexidade maior. É um Contrato de Prestação de Serviços feito sob medida, com tarifas e condições negociadas.

Exemplo: Operadoras de Celular que oferecem algumas vantagens para utilização da linha.

O segundo processo chama-se:

COMPRA COM COTAÇÃO – Este processo é mais trabalhoso, pois envolve busca por preço do produto que o Mercado está praticando. É preciso escolher as empresas para solicitar a cotação. Informar a estas empresas as especificações técnicas do produto objeto da cotação.

O ideal é que sejam cotadas 2 ou 3 empresas para comparar e escolher a que melhor atende. Para a escolha da empresa deverá ser observado o melhor prazo, o melhor preço e as melhores condições.

O terceiro processo chama-se:

COMPRA SIMPLIFICADA – O processo de compra simplificada permite a compra de pequenos volumes e produtos de baixo custo, por telefone e sem necessidade de cotação. Este processo atende às emergências do momento. Às vezes este processo pode ser dispendioso, pois devido à urgência em obter aquele produto, não há tempo hábil para procurar o melhor preço e a empresa acaba comprando mais caro. Este processo deve ser evitado para reduzir custos.

Os critérios para definição de compras são:

- FREQUÊNCIA DE COMPRAS: Se existe muita compra de um determinado produto, o ideal é que a compra seja facilitada. É preciso que o fornecedor atenda bem, que entregue no prazo certo para que não haja atraso na operação.

- ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS: Cada produto tem sua especificação técnica; seu padrão; sua marca. Um exemplo bom para a hotelaria seria a toalha, pois um hóspede assíduo está acostumado com um tipo, com uma marca. Ele conhece o material que já usou anteriormente. Se há uma troca deste produto, o hóspede com certeza irá reclamar se a troca foi feita para um produto inferior ou comentar que houve uma troca para melhor.

Muitas vezes essas especificações podem atrapalhar o processo de compra. Certos produtos são específicos de alguns lugares distantes e isso prejudica o andamento do processo.

- COMPLEXIDADE DO VOLUME FINANCEIRO DE AQUISIÇÃO: Quando o volume financeiro da aquisição é muito alto, sempre há a possibilidade do poder de barganha. Se o volume é grande você tem condições de ditar as regras, de pedir descontos.

DESENHANDO O PROCESSO DE COMPRAS

RECONHECIMENTO DA NECESSIDADE – Ativa o processo de compras. Se dá através de estímulos:

INTERPESSOAIS – Entre duas ou mais pessoas.

INTRAPESSOAIS – Você mesmo define.

IMPESSOAIS – Grande loja – pessoas em geral.

BUSCA – Consultar Histórico. Consultar mercado externo. Onde vai comprar. 80% das pessoas recorrem às recomendações. No Brasil ainda não é muito forte, mas no exterior já existe outra ferramenta que é a Realidade Aumentada (quando o produto vem até você). A oferta chega para você através de e-mail ou outra forma de propaganda.

AVALIAÇÃO ALTERNATIVA PRÉ-COMPRA – Você seleciona o prazo de entrega, o prazo para pagamento.

COMPRA – Ato efetivo , onde você  já escolheu e já comprou.

CONSUMO – É a entrega. Você passa o produto para o Departamento solicitante.

AVALIAÇÃO PÓS-CONSUMO – Saber se o produto atendeu às necessidades do Departamento.

DESCARTE OU DESPOJAMENTO – Se o produto não atendeu ao solicitante, tem que ser eliminado. O Departamento de Compras faz esse processo. Solicita a troca do produto ou a devolução do dinheiro.

Entedemos que na Hotelaria o profissional de Compras precisa ter muito conhecimento de todo o material utilizado pelo hotel. Este profissional necessita de uma boa grade de Fornecedores que lhe permita fazer a escolha perfeita. O bom Comprador tem condições de barganhar, de obter as melhores condições para um serviço a ser prestado ou uma boa compra. Desta forma, evita compras de emergência ou desperdício de mercadorias e assim pode gerar grande economia para o Hotel.