O processo de compras deve ser o
mais criterioso possível, pois movimenta grande parte do dinheiro da empresa.
Comprar é como uma torneira
aberta, você tem que dosar. Se o processo for incontrolável, poderá dar margem
às fraudes.
O Departamento de Compras negocia
preços, prazos e quantidades a serem compradas.
Todo esse processo de compras tem
que ser bem amarrado, tem que ser justificado, evitando possibilidades de
fraudes.
TIPOS DE COMPRAS
Compras Diretas – São produtos perecíveis que não passam pelo
almoxarifado e vão direto para a produção.
Compras de Estoque – Recebidas e vão para o almoxarifado para
estoque. Geralmente são produtos não perecíveis ou semiperecíveis.
O SETOR DE COMPRAS TRABALHA COM OBJETIVOS
1º - OBTER PRODUTOS CORRETOS – O produto tem que ser especificado
corretamente para a compra ser perfeita. Assim, evita compra de produtos
errados.
Ex.: Compra de camarão – cada
tipo de camarão tem um preço e uma finalidade.
2º - OBTER PRODUTOS DE QUALIDADE – Comprar produtos com menor custo
possível e com o melhor prazo de pagamento.
3º - OBTER PREÇOS CORRETOS – Não é possível pagar um preço acima do
mercado sem nenhuma explicação ou por algum motivo de força maior. Se o cliente
mostrar uma proposta recebida com um certo valor para o fornecedor que está
acostumado a comprar, este poderá baixar o seu preço para manter o cliente.
4º OBTER PRODUTOS NO TEMPO CERTO – Os departamentos devem informar
ao setor de compras que fará histórico de consumo sobre determinado produto. É
a compra acompanhada. Existe uma programação para este tipo de compra. Alguns
produtos devem ser comprados em épocas certas (sazonais), em quantidades
certas.
5º OBTER PRODUTO COM FORNECEDOR – Saber quem são os melhores
produtores e quem oferece a melhor relação preço x qualidade é uma das grandes
vantagens de um comprador atualizado. Há uma comunicação, uma troca de
informações, entre os compradores de hotel, sobre os melhores fornecedores de
cada produto.
CADASTRO DE FORNECEDOR
O comprador deverá manter um
cadastro de fornecedor para facilitar e agilizar os objetivos da compra.
FICHA DE CADASTRO DE FORNECEDOR
Esta ficha deverá conter
informações importantes para comunicação com o fornecedor. Deverá conter: Razão
Social; CNPJ; Inscrição Estadual; Inscrição Municipal; Endereço Completo; Nomes
dos Contatos; Telefones e E-Mail.
O ideal é ter em mente que o
setor de compras tem que ter acesso às informações, pois quando o comprador
estiver ausente, outra pessoa poderá acessar o fornecedor usando este cadastro.
TIPO DE PAGAMENTO
O pagamento poderá ser feito em
carteira ou faturado 5, 10, 15, 30 dias.
Carteira – O fornecedor recebe em dinheiro.
Faturado – Fornecedor oferece de 5 a 30 dias para receber.
Ex.: A AMBEV só oferece 7 dias
para faturamento. Se não pagar no prazo, o sistema da empresa bloqueia a
distribuição. Esse controle é feito para não perder dinheiro.
PRODUTOS QUE FORNECE
Deverão constar na ficha do
fornecedor quais os produtos fornecidos e suas especificações. Dessa forma,
qualquer pessoa que precisar, saberá que aquele fornecedor é específico de um
determinado produto.
Ex.: Fornecedor de carne de
cordeiro.
VISITA TÉCNICA
Fazer uma visita ao fornecedor,
conhecer como ele funciona de perto. Fazer relatórios descrevendo essas
visitas. Para produtos perecíveis é fundamental fazer essa visita. É preciso
estar atento, com os 5 sentidos ligados, perceber cheiros, ver a limpeza do
local, olhar tudo. Após esta visita, fazer um relatório relatando pontos
positivos e negativos para futuras análises.
FICHA DE COTAÇÃO DE PRODUTOS
É um dos instrumentos mais
importantes do Setor de Compras. O setor
recebe o pedido e faz a análise. Vai a mercado pesquisar! Então o comprador
lista os fornecedores daquele produto e faz anotações das condições para esse
processo. Algumas fichas mostram porque você escolheu aquele fornecedor.
EXEMPLO DE FICHA DE
COTAÇÃO
Fonte: =http://www.minhasplanilhas.com.br/wp-content/uploads/2011/03/cotacao-de-preco.jpg&w=500&h=380&ei=ej5kUKf8EbO_0QGU54GwDw&zoom=1&iact=hc&vpx=599&vpy=142&dur=3701&hovh=196&hovw=258&tx=81&ty=89&sig=104612195354798512464&page=1&tbnh=120&tbnw=158&start=0&ndsp=15&ved=1t:429,r:3,s:0,i:80
Depois de montada a Ficha de
Cotação é feita uma análise para ver qual o fornecedor que tem as melhores
condições para a compra.
ORDEM DE COMPRAS
É a formalização de um pedido de
compras junto ao fornecedor. Essa ordem oficializa essa negociação. Esse
documento também dá suporte para o recebimento da mercadoria e para pagamento
da fatura. Ou seja, ele serve para conferência tanto na hora da entrega como na
hora de pagar a fatura. Se o setor de recebimento identificar uma discrepância,
faz uma nota de devolução. A ordem de compras deve ter nº e data, pois é um
documento controlado e também tem quer ter os dados do comprador e do fornecedor.
Deve conter a lista dos itens a serem comprados.
Deverá constar na Ordem de
Compras se o frete será pago pelo fornecedor (CIF – Cost, Insurance and
Freight) ou se o frete será pago pelo comprador (FOB – Free on Board).
É recomendável duas assinaturas
aprovando a ordem de compra: uma do financeiro e uma do comprador.
LISTA DE MERCADO
São Itens usados com frequência. O fornecedor
pode garantir preços de tais produtos por um determinado período. Produtos de
hortifruti é um bom exemplo disso. Essa lista diária sai do Chefe de Cozinha e
vai direto para o Departamento de Compras que executa diretamente com o
fornecedor.
CONDIÇÕES PARA UMA BOA COMPRA
- Negociar com os fornecedores
preços e prazos;
- Possibilidade de redução de
preços pelo volume negociado;
- Possibilidade de pagamento à
vista;
- Possibilidade de compras cooperadas
com outras pousadas com quem se mantenha um
bom relacionamento;
- Comprar embalagens maiores,
pois os preços tendem a ser menores;
- Obter vantagens em promoções;
- Evitar distribuidores,
comprando diretamente de produtores que estejam com situação
regularizada
perante o fisco;
Todo o processo de compras tem
que ser muito estudado e muito bem articulado, desta maneira, pode-se evitar
compras desnecessárias, produtos parados no estoque e possíveis fraudes.
Para os grandes hotéis, um bom
processo de compras gera uma grande economia, pois as compras geralmente são de
grande volume e os valores em dinheiro também são muito altos. Se todo o
processo de compras for bem fechado, com certeza o resultado será positivo.
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