RECEBIMENTO

O processo de recebimento de materiais é muito importante, tanto quanto o de compras. A partir desse processo, toda mercadoria estará diretamente sob os cuidados do hotel ou da pousada. É o momento em que serão conferidos a qualidade, o preço e quantidade das mercadorias constantes na Nota Fiscal.

O que se compra é um bem. Tem dinheiro da empresa empregado nesta mercadoria. Foi investido valor nesta compra. Trata-se de um bem da empresa. Portanto, seu estoque é um Ativo. 

O almoxarifado é o local onde você guarda esse ativo. Se você recebe o produto e armazena de forma errada, estoca mal, isso irá refletir na prestação de serviço do hotel. Manter a qualidade dos produtos faz você prestar um bom serviço.

FUNÇÕES BÁSICAS DO RECEBIMENTO

Receber Mercadoria

Inspecionar de acordo com a Nota Fiscal – Valores, Quantidades e Marcas;

Verificar a fatura e a ordem de compra e confrontar as duas. Às vezes o entregador entrega algo que você não solicitou. Nesse caso, você não recebe e alerta que ao entregador que aquele produto não pertence a você;

Verificar a especificação das mercadorias;

Identificar as Mercadorias;

Distribuir corretamente as mercadorias;

Registrar e informar qualquer anormalidade no processo. Esse registro deve ser feito no Log Book que é um livro utilizado em hotéis para registro de todas as ocorrências.

Importante: Em Pousadas é muito comum que a pessoa que compra seja a mesma que recebe a mercadoria e isso pode dar oportunidade para eventuais desvios.

Geralmente, na maioria das empresas é feito o seguinte:

·          

      Quem faz o recebimento não efetua a compra.

·         Quem efetua a compra não faz o recebimento.

·         Quem efetua a compra não faz o pagamento.

Para empresas com estrutura menor seria bom que quem fizesse a compra não efetuasse o pagamento. Esse procedimento evitaria possíveis fraudes.

Nota Fiscal de Devolução

Quando o comprador efetua uma compra errada ou o fornecedor envia a mercadoria errada, é feito uma Nota Fiscal de Devolução de Mercadoria. Geralmente é feita pela Controladoria da Empresa. É uma Nota Fiscal da empresa. Não é uma nota específica, é uma Nota Fiscal comum onde se marca a opção Devolução.

Área de Recebimento

Esta área é de grande importância. Todo esse processo fica mais fácil e eficiente se você tiver um espaço pré-concebido para essa utilização com:

Espaço para manipulação de caixas limpas (no caso do hotel) e caixas sujas (do entregador) para a transposição de mercadorias, evitando a contaminação dos alimentos;

Bancada para a transferência de caixas de transportes para caixas adequadas à armazenagem.

Cuba ou pia para pré-higienização dos alimentos antes de entrar no hotel. Esta pia pode ser utilizada para lavar ou deixar de molho.

Balança para grandes volumes.

OBS.: As mercadorias como peixe, frutas e verduras são recebidas por uma pessoa específica da cozinha.

Documentação do Processo de Recebimento

Ordem de Compras – este documento vem do Setor de Compras;

Fatura – quando a entrega é feita em 2 momentos. Somente na segunda entrega é que vem a Nota Fiscal;

Nota Fiscal – documento legal para pagamento;

Boleto Bancário – reflete o valor que está na Nota Fiscal;

Duplicata – documento em 2 vias para pagamento em carteira (em dinheiro). Assina-se uma e guarda a outra via;

Relatório de Recebimento – no Log Book deve ser registrado tudo que ocorreu naquele dia. O recebedor realiza esse procedimento para se resguardar e fazer a informação circular;

Estocagem – Almoxarifado

Este processo é muito delicado e requer muita atenção, pois qualquer perda irá refletir no financeiro da empresa.

Todos os produtos devem ser armazenados conforme suas características de perecibilidade.

Aspectos de Segurança – forma como está sendo armazenado. Definir a forma mais segura. Esse local deve ter acesso limitado. Não é qualquer pessoa que pode entrar no almoxarifado. Principalmente se tiver itens de grande valor. Ex.: Bebidas importadas como Whisky ou Carnes Caras.

Controle Efetivo – Centralização de estoques – evitar par-estoque (que são estoques paralelos), onde cada setor quer estocar um pouquinho. Esse procedimento não é o correto. O certo é solicitar quando for necessário.

O estoque de alimentos pré-preparados e porcionados também deve ser centralizado.

Iluminação e Monitoramento – ter uma câmera na porta de entrada para ver quem entra e quem sai.

Somente a pessoa responsável pelo almoxarifado deve ter as chaves desse setor. Se o responsável estiver ausente, as chaves ficam com o segurança que só libera a entrada de outra pessoa no local com ordem da Gerência. Esta pessoa será acompanhada por um segurança e terá esse procedimento anotado no Log Book para que, no dia seguinte, o responsável pelo Almoxarifado saiba o produto que foi retirado e proceda com a baixa no controle.

Cada Hotel implanta a melhor maneira de administrar o seu Almoxarifado, visando à integridade do estoque, do valor que o hotel tem guardado neste local.

Aspectos Operacionais – Compra adequada de produtos. O responsável do Almoxarifado deverá passar informação correta para o Setor de Compras.

O responsável do Almoxarifado também cuida da rotatividade do estoque: PEPS – primeiro que entra primeiro que sai.

No almoxarifado tudo deverá estar muito organizado. Os produtos deverão ser armazenados conforme a sua perecibilidade.

Produtos perecíveis são armazenados em ambientes refrigerados, protegidos e acondicionados em embalagens próprias.

Os ambientes refrigerados podem ser:

Câmaras frigoríficas: devem possuir acabamento impermeabilizante, azulejados, com prateleiras de material antioxidante e não poroso, como inox ou alumínio.

Freezer ou congeladores – podem ser horizontais ou verticais. A temperatura deverá ficar entre zero e 20 graus negativos.

Geladeiras – Mantém a temperatura de zero até dez graus.

Geralmente esses ambientes são muito fiscalizados. Não podem estar com vazamento ou com infiltração.

Produtos Semiperecíveis – alimentos que possuem algum tipo de tratamento ou que possuem nível médio de água (cereais, enlatados, defumados, salgados, embutidos, etc.). Esta armazenagem deve ser feita em ambiente ventilado, com boa iluminação, em prateleiras preferencialmente vazadas de material não poroso, etc.

Produtos Não Perecíveis – Produtos com baixíssimo nível de água e uma vida útil maior (farinhas, açúcar, massas secas, café). Esses produtos podem ser acondicionados de maneira mais fácil, com estrados que distanciem em pelo menos 30 cm do piso, evitando a ação de roedores.

Estoques

Definido como quantificação de itens ou recursos tangíveis, em movimento ou não (pode estar em trânsito), que encontram-se em poder da organização num determinado tempo.

Os estoques são uma forma de proteção contra a imprevisibilidade dos processos com os quais o hotel lida ou está envolvido.

Hoje em dia é melhor trabalhar com o estoque mínimo para não ficar com uma quantia muito alta de dinheiro parada, ou seja, comprar muito um tipo de produto e este produto não ter boa saída, então o capital gasto com esse produto se perde.

O Hotel precisa ter a certeza de que não faltará nada para que o serviço de hospedagem seja prestado de forma a satisfazer o cliente. Para isto o estoque precisa estar bem organizado, bem preparado.

Os estoques são compostos de:

Matéria-Prima – Ex.: farinha de trigo para fazer o pão; enxoval do hotel;

Material Auxiliar – Ex.: provolone para acabamento de um pão;

Material de Manutenção – Ex.: fios, disjuntores, tomadas, privadas;

Material de Escritório ou Intermediário – Ex.: folha, caneta, clips;

Material ou Produtos Acabados – Ex.: cestinha de massa pronta para servir na cozinha.

Condições Internas e Externas Que Podem Influenciar o Controle de Estoque

Internas

Ex.1: Quando o fornecedor não cumpre o prazo ou as condições para algum produto, com isso o estoque precisa estar preparado para suprir esse tempo de espera.

Ex. 2: Fragilidade dos processos gerenciais, especialmente planejamento. Planejamento errado de algum setor.

Externas

Variação da demanda – Produto mais procurado que outro; condições climáticas (quando chove muito, começa a faltar legumes, folhas, frutas);

Sócio-Econômicas – Eventos externos à organização que podem demandar estoques de proteção. Ex.: Alta do dólar.

Funções Associadas ao Controle de Estoque:

Determinar o “quê” deve permanecer no estoque;

Nº de itens, quantificar os itens; Ex.: 20 Kg de arroz; 10 kg feijão

Determinar “quando” se deve reabastecer os estoques – qual a peridiocidade;

Determinar “quanto” de estoque será necessário para um período determinado;

Acionar Departamento de Compras para executar a aquisição de compras para determinado produto;

Controlar estoques, indicar para outras áreas a quantidade e o valor dos produtos;

Fazer inventários periódicos para avaliação das quantidades e estado dos materiais estocados – acompanhamento;

Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados (produtos vencidos);

Concordarmos que o exposto acima é básico para o gerenciamento de um Almoxarifado / Estoque. Sem dúvida nenhuma, este setor de um Hotel ou de qualquer empresa tem que ser muito bem cuidado e gerenciado. Há muito dinheiro em um Almoxarifado. Trata-se de um Ativo da empresa. Sendo assim, todas essas condições e procedimentos contidos nesta matéria devem ser priorizados, pois o controle eficaz deste setor pode evitar prejuízo para o Hotel ou para qualquer empresa, melhorando o seu resultado final.

A seguir alguns exemplos de Almoxarifados:

ALMOXARIFADO DESORGANIZADO:

Caixas de papelão; tudo misturado; caixas de papelão colocadas diretamente no chão.

ALMOXARIFADO ORGANIZADO:

                                   Fábrica Transparente da Volkswagen na Alemanha

                           Almoxarifado Vertical de Carros da Volkswagen na Alemanha

                                Tudo arrumado em estantes vazadas e distante do chão.